Only Once wetgeving

De wet van 5 mei 2014 houdende de verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, verscheen in het Belgisch Staatsblad van 4 juni 2014. 

Het principe van de unieke gegevensinzameling is één van de essentiële middelen om de verschillende verplichte overheidsprocedures of -formulieren voor burgers en ondernemingen te vereenvoudigen. Dit principe heeft immers als objectief te vermijden dat burgers en ondernemingen steeds opnieuw dezelfde identificatiegegevens dienen mee te delen in het geval deze gegevens reeds aan een andere administratie werden overgemaakt. 

De wet heeft als doel om het hergebruik van gegevens die reeds beschikbaar zijn in authentieke bronnen (principe van de unieke gegevensinzameling/only once-principe) in de werking van de federale overheidsdiensten te verankeren en het gebruik te stimuleren van elektronische formulieren door de waarde ervan volledig gelijk te schakelen met papieren formulieren. 

De wet legt meer in het bijzonder aan de federale instanties (zoals gedefinieerd in artikel 3 van de Wet) het verplicht (her)gebruik op van: 

• unieke sleutels (zoals onder meer het rijksregisternummer, bisregisternummer en het ondernemingsnummer) voor de identificatie van burgers/ondernemingen; 
• de informatie uit de diverse databanken (zoals o.m. het Rijksregister en de Kruispuntbank van Ondernemingen) die via de dienstenintegratoren toegankelijk zijn, zodat deze gegevens niet meer dienen te worden opgevraagd bij de betrokkene(n).

 Verder voorziet de wet de mogelijkheid: 

• om de voornoemde verplichtingen uit te breiden naar andere unieke sleutels voor het identificeren van andere objecten of entiteiten in authentieke bronnen; 
• om bestaande wetgeving en formulieren van federale instanties in strijd met de Wet aan te passen.        
• voor burgers en ondernemingen om formulieren die in strijd zijn met de bepalingen van de Wet te melden.

Tenslotte legt de wet ook aan de federale overheidsdiensten een verplichte mededeling aan de DAV op van alle nieuwe elektronische of papieren formulieren gericht aan burgers en ondernemingen. Dergelijke formulieren mogen doorgestuurd worden naar dav@premier.fed.be.  

De DAV zal een ex-post verificatie uitvoeren van alle nieuwe elektronische of papieren formulieren die worden gemeld door burgers of ondernemingen. Voorts beschikt de DAV in dit verband over de bevoegdheid om te verzoeken deze formulieren binnen een redelijke termijn aan te passen.

Deze wet is  in werking getreden op 14 juni 2014. Wel werd voorzien in een overgangsperiode tot 1 januari 2016 voor de diensten die nu nog geen gebruik maken van de vermelde unieke nummers of nog bepaalde machtigingen dienen aan te vragen om toegang te krijgen tot de door de dienstenintegratoren aangeboden informatie.